Før et afdelingsmøde

I god tid inden et afdelingsmøde modtager I som afdelingsbestyrelse en tjekliste fra fsb, som I kan bruge, når I skal planlægge mødet. Tjeklisten kan I også finde her på fsb.dk.

Se tjeklisten: Før og efter afdelingsmødet 

 

Det er vigtigt, at I som afdelingsbestyrelse forbereder afdelingsmødet omhyggeligt
Jo bedre forberedt afdelingsbestyrelsen er i forhold til indkaldelsen, jo bedre kan mødet forløbe. Fx er det vigtigt, at afdelingsbestyrelsen kender til de formelle regler, så der ikke ved mødets start opstår en situation, hvor en eller flere beboere kan kræve mødet suspenderet, fx fordi:

  • det ikke er varslet rettidigt
  • de mødeberettigede beboere ikke har fået indkaldelsen
  • kravene til dagsordenen ikke er opfyldt



Find dirigent
Alle afdelingsmøder skal have en dirigent. Dirigenten fungerer som mødeleder og står blandt andet for at styre debatten på afdelingsmødet.

Alle kan vælges til dirigent, også selvom vedkommende ikke bor i boligafdelingen, men det er afdelingsmødet, der vælger personen.

Det er vigtigt, at kandidaten har sat sig grundigt ind i regler, love og vedtægter og selvfølgelig punkterne på dagsordenen.

Hvis I mangler en dirigent til et afdelingsmøde, har fsb et dirigentkorps, der gerne stiller sig til rådighed. I skal selv kontakte dirigenten og aftale nærmere. 

Se hvem der sidder i fsb’s dirigentkorps 

Organisationsbestyrelsen har vedtaget en række grundlæggende principper for dirigenter i fsb. 
Se principper for dirigenterne
 

Skaf en referent
Der skal skrives referat fra et afdelingsmøde. Det er muligt at hyre en referent fra fsb’s referentkorps til at skrive det. Kontakt fsb på dbj@fsb.dk eller 3376 8280 i god tid inden afdelingsmødet.

Alle boligafdelinger kan bruge en referent fra fsb’s referentkorps én gang om året til det ordinære afdelingsmøde. Udgiften for referenten dækkes af administrationsbidraget. Har en boligafdeling brug for yderligere hjælp fra en referent, kan afdelingen købe det som en ekstraydelse. Det koster 3.875 kr. pr. referat. 

Hvis boligafdelingen ikke bruger en referent fra fsb’s referentkorps til afdelingsmøderne, men lader en anden skrive referatet, findes der 3 skabeloner. Skabelonerne er med til at sikre, at alle punkter på dagsordenen bliver refereret.  

En skabelon til det ordinære obligatoriske afdelingsmøde, hvis boligafdelingen har besluttet kun af holde ét årligt afdelingsmøde.

Hent skabelon (åbner i word) 

2 skabeloner til ordinære afdelingsmøder, hvis boligafdelingen har besluttet at holde to årlige afdelingsmøder – et ordinært obligatorisk afdelingsmøde om budget, og et ordinært afdelingsmøde om regnskab.

Hent skabelon til afdelingsmødet om budget (åbner i word)

Hent skabelon til afdelingsmødet om regnskab (åbner i word) 

 

Fastlæg dagsorden og udsend indkaldelse
Senest seks uger før afdelingsmødet skal I, eventuelt med hjælp fra fsb, udarbejde en indkaldelse med dagsorden til afdelingsmødet. Beboerne skal have indkaldelsen senest 4 uger før mødedatoen.

Afdelingsbestyrelsen skal indkalde til afdelingsmødet 


Budget eller regnskab samt forslag skal omdeles til beboerne
Senest en uge før afdelingsmødet skal I sørge for, at det kommende års budget er uddelt til alle beboere. Har jeres boligafdeling valgt, at I holder afdelingsmøde om regnskabet, skal regnskabet for det forgangne år være uddelt til alle beboere senest en uge før afdelingsmødet.

Alle forslag, som skal drøftes på afdelingsmødet, skal ligeledes være omdelt til alle beboere senest en uge før mødedatoen.


Andet nødvendigt materiale

Afdelingsbestyrelsen kan mod betaling bestille det materiale, I skal bruge til afdelingsmødet, fx

  • Beboerlister – til afkrydsning af fremmøde på afdelingsmødet
  • Stemmemateriale

Kontakt jeres driftsleder for at få materialet.