Afdelingsmøde med digital afstemning og afstemning på det fysiske møde

Et afdelingsmøde kan beslutte, at I skal supplere jeres fremtidige afdelingsmøder med to nye digitale værktøjer: Digital dialog og digital afstemning. Med digital dialog kan I og resten af beboerne i boligafdelingen frem til afdelingsmødet stille forslag, debattere og stille op til afdelingsbestyrelsen på jeres boligafdelings hjemmeside

Find boligafdelingens hjemmeside 

Digital afstemning betyder, at I og de øvrige beboere hver især vælger, om I vil stemme på enten det fysiske afdelingsmøde, på hjemmesiden eller pr. brev. 

De digitale værktøjer er udelukkende et supplement til afdelingsmødet. I kan stadig stille forslag og stille op til afdelingsbestyrelsen, som I plejer. Materialet til afdelingsmødet bliver også omdelt på papir til alle.


Stil forslag om digitalt afdelingsmøde
Skal afdelingsmøder i jeres boligafdeling være digitale, skal en beboer eller afdelingsbestyrelsen stille forslag om det. Administrationen har lavet forslagsskabelon, I kan vælge at bruge.

Se forslagsskabelon (åbner i Word)


Vejledning til jer
Følgende er en vejledning til jer i afdelingsbestyrelsen. I vejledningen er lagt vægt på, hvordan jeres afdelingsmøde adskiller sig fra et almindeligt afdelingsmøde. Under hvert punkt kan I se, hvem der gør hvad (dette står i kursiv). 

Se tidslinje for afdelingsmødet (åbner i pdf)


Senest 4 uger før afdelingsmødet
Indkaldelse til afdelingsmødet omdeles til alle beboere. 

På boligafdelingens hjemmeside kan I og resten af beboerne:
• Læse indkaldelse
• Stille op til afdelingsbestyrelsen
• Stille et forslag
• Deltage i debatten af forslag

Administrationen lægger materialet til afdelingsmødet på jeres hjemmeside og sørger for, at de digitale værktøjer er klar.

Det er en god idé, hvis I så tidligt som muligt opretter jer som brugere på hjemmesiden. Det kan inspirere de øvrige beboere til at bruge siden. Se på hjemmesiden, hvordan I gør.
Det er også en god idé, hvis I holder øje med, hvilke forslag der bliver oprettet og kommenterer forslaget, hvis det er relevant. Har I selv oprettet et forslag, og en beboer kommenterer det, får I en mail.


2 uger før afdelingsmødet
Alle forslag skal være stillet senest 2 uger før afdelingsmødet. I og de øvrige beboere kan derfor ikke længere stille forslag, men det er stadig muligt at kommentere forslag på hjemmesiden. 

Administrationen lukker for muligheden for at stille forslag på hjemmesiden. I kan stadig kommentere forslag. 


1 uge før afdelingsmødet
På hjemmesiden kan I og de øvrige beboere se materialet, blandt andet alle forslag, til afdelingsmødet. Materialet på papir omdeles til beboerne. 

I kan kommentere forslag på hjemmesiden og stille op til afdelingsbestyrelsen, indtil én hverdag før afdelingsmødet. Debatten af forslag fortsætter på afdelingsmødet, hvor man også kan stille op til afdelingsbestyrelsen. 

Administrationen lægger materialet på hjemmesiden. 


Afdelingsmødet
Afdelingsmødet holdes.

De fremmødte beboere registreres på en liste og får stemmemateriale udleveret.

Administrationen medbringer stemmemateriale.

Et stemmeudvalg vælges.

Stemmeudvalget skal tælle stemmer, hvis der er afstemning om ændringsforslag på afdelingsmødet. Stemmeudvalget skal desuden tælle brevstemmer afgivet både på afdelingsmødet og efter afdelingsmødet. 


Punkterne på dagsordenen, blandt andet alle forslag, boligafdelingens budget for det kommende år samt budgetter for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler, diskuteres og sendes til afstemning.

Dirigenten sikrer, at diskussionen af et punkt og et forslag ender ud i, at det er formuleret sådan, at det kan sendes til afstemning. 

På mødet beslutter den enkelte husstand sig for, om man vil stemme på mødet, eller om man vil vente til at stemme enten på hjemmesiden eller pr. brev efter mødet.

Afleverer en beboer sin stemmeseddel i den lukkede kuvert, når afdelingsmødet er slut, registreres det, at husstanden har stemt. Man kan dermed ikke stemme på hjemmesiden eller pr. brev efter mødet.

De fremmødte beboere kan melde sig som kandidater til afdelingsbestyrelsen.

Dirigenten oplyser om kandidater, der er stillet op til afdelingsbestyrelsen på mødet og på hjemmesiden.

Er der ikke flere kandidater, end der er brug for til afdelingsbestyrelsen, vælges den nye afdelingsbestyrelse på afdelingsmødet. Ellers stemmer den enkelte husstand om kandidater til afdelingsbestyrelsen enten på afdelingsmødet, på hjemmesiden eller pr. brev efter afdelingsmødet.


Dagen efter afdelingsmødet
Dagen efter afdelingsmødet starter afstemningen på hjemmesiden.

Har beboeren eller et medlem af husstanden ikke stemt på afdelingsmødet, kan han/hun logge på hjemmesiden og afgive sine stemmer. På hjemmesiden står, hvordan man gør, og hvad man skal stemme om.

Vil beboeren stemme pr. brev, skal man kontakte ejendomskontoret. 


Administrationen starter afstemningen.

1 uge efter afdelingsmødet
Afstemningen på hjemmesiden og pr. brev slutter 5 hverdage efter afdelingsmødet.

Administrationen afslutter afstemningen. 


Stemmerne tælles. Resultatet af den samlede afstemning kan ses på hjemmesiden.

Stemmeudvalget mødes og tæller stemmer afgivet på afdelingsmødet, på hjemmesiden og pr. brev.

Eksternt firma lægger alle stemmer sammen. Administrationen lægger resultatet af den samlede afstemning på hjemmesiden.


4 uger efter afdelingsmødet

Referat kan ses senest 4 uger efter afdelingsmødet på hjemmesiden.

Administrationen lægger referatet på hjemmesiden.