Aktivitetsmidler

Afdelingsmødet kan beslutte, at der skal afsættes penge i budgettet, så der kan afholdes aktiviteter for afdelingens beboere. Det kan være sommerfester, udflugter, fastelavnsfest eller lignende, men ligegyldigt hvilket arrangement, så skal det være for afdelingens beboere, da det er afdelingens beboere, der betaler. Hvis der deltager nogen udefra fx venner eller børnebørn, bør der være en deltagerbetaling, som afspejler, at de ikke over huslejen har betalt til arrangementet.

Hvis der udbetales tilskud til andet fx klubber eller aktiviteter, som arrangeres sammen med andre, som ikke nødvendigvis er beboere i afdelingen, skal der være opmærksomhed på, at beboernes penge bør komme en bred kreds af beboerne i afdelingen til gode. Derfor skal det i sådanne tilfælde fremgå af budgettet for aktivitetsmidler, hvad der betales til, og hvem der kan deltage.


Der skal laves et budget

Det står i fsb’s vedtægter, at der skal fremlægges et separat budget for aktivitetsmidler på afdelingsmødet. Derfor skal afdelingsbestyrelsen lave et budget, hvoraf det fremgår, hvor meget man forventer at bruge, og hvad det skal bruges til. Budgettet for aktivitetsmidler skal udsendes til beboerne senest en uge før afdelingsmødet.

Beløbet, der afsættes til aktivitetsmidler er en del af afdelingens driftsbudget. Derfor skal afdelingsbestyrelsen meddele fsb, hvor stort et beløb, der skal stå i forslaget til driftsbudget. 

Beboere kan også stille forslag om aktiviteter, og afdelingsmødet kan nedsætte en eller flere beboergrupper til at stå for aktiviteter, herunder økonomien.


Regnskabet skal indsendes inden 15. januar

Der skal altid aflægges regnskab for aktivitetsmidlerne på førstkommende ordinære afdelingsmøde. Regnskabet udarbejdes af dem, der har været ansvarlige for at afholde aktiviteterne. Et samlet regnskab skal indsendes til fsb, økonomi inden d. 15. januar, så det kan indarbejdes i afdelingens driftsregnskab. Der skal aflægges regnskab og et eventuelt restbeløb skal tilbagebetales, hvis der skal udbetales aktivitetsmidler for det følgende år.


Helt praktisk
Udbetaling sker ved henvendelse til a&r@fsb.dk. Det skal fremgå, hvad det er for et arrangement eller aktivitet. Der kan udbetales et aconto beløb, eller det kan aftales, at en leverandør fx busselskab, restaurant, teltudlejer eller lignende sender regningen direkte til fsb, økonomi. 
Hvis I udbetaler kontanter direkte til en eller flere personer, skal I sørge for at få alle CPR-numre og opgive dem ved afregning. fsb hr indberetter herefter til SKAT.

Hvis der er udbetalt aconto beløb, skal dette afregnes umiddelbart (maks. 14 dage) efter aktiviteten/arrangementet er afholdt. Der skal foreligge bilag for alle udgifter. Bilaget kan være en faktura, en kassebon eller lignende og skal indeholde CVR/SE-nr. Bilaget skal også oplyse, hvad der er købt ind og hvem, der har stået for indkøbet.

Fra fsb, økonomi vil afdelingen modtage en oversigt over udbetalinger, og fsb kan mod betaling udarbejde det regnskab, som skal forelægges afdelingsmødet. Har der været deltagerbetaling eller andre indtægter som fx salg af mad, lotteri-lodder, flasker/dåser, skal indtægterne fremgå af regnskabet.

Læs om oprettelse af foreningskonto

Hjælpeskema
Du kan bruge dette skema til at føre indtægter og udgifter ind i, som en slags kassekladde, samt til afregning af aktivitetsmidler.
Hjælpeskema til afregning af aktivitetsmidler

Eksempel på opstilling af regnskaber for aktivitetsmidler
Her kan du se to eksempler på regnskaber. Eksempel 1 i arket er regnskab med budget og eksempel 2 i arket er regnskab uden budget. fsb anbefaler, at du bruger den med budget.
Se eksempler på regnskaber for aktivitetsmidler